城市综合体之商户合同、档案管理

　　A、购物中心商户合同管理

　　一、合同续租管理制度

　　1、目的：规范项目合同到期后的合同续签的工作，确保合同续租工作正常开展。

　　2、适用范围：购物中心各个商户合同续租。

　　3、工作要点：

　　1）营运部应在商户合同到期前半年，对该商户进行经营期间的经营情况综合评估，并完成评估报告，提出合同续租的相关的条件建议上报审批；

　　2）对于公司不同意续租的商户，应在商户合同到期前一个月告知商户，并告知不续约的理由，便于商户提前做好撤场准备工作；

　　3）如商户接函后坚持要续租，可采用提高商户合同商务条件告知商户，商户坚持要续租，必须提出我司在对商户持续经营的相关要求，否则，合同不能续签；

　　4）所有合同续租，须在合同中明确相关的装修档次升级的要求；

　　5）所有合同续租，应明确相关营销活动的配合与支持约定；

　　6）合同续租，按公司合同审批流程上报审批同意后，方可签定续租合同，收取相关的费用。

　　二、合同转租管理

　　1、目的：规范承租户在经营过程中因经营不善而发生的转租行为，确保转租客户符合公司的业态定及商户组合标准。

　　2、适用范围：购物中心的各个项目商户的商铺转租。

　　3、工作要点

　　1）承租户提交转租申请书至项目营运部；

　　2）营运部收到申请后在一周之内进行回复（同意或不同意，须讲明原因）。营运部需综合考虑评估其业态符合项目的整体定位与经营调整方案，品牌要符合楼层经营调整区域、业种要与楼层区域业种相符、新的经营者实力符合公司经营定位、掌握经营者的经营理念、前任商家在合同中的特殊约定及欠费等因素，再决定是否同意转租；

　　3）经同意转租的承租户由营运部在规定时间填写《转租审批表》审定所扣租金、保证金。向转租承租户收取3000.00元手续费；

　　4）营运部审核承租户有关费用是否结清，并在《转租申请表》上签字；

　　5）营运部门组织工程部负责办理与租户的商铺交接手续。在转租日，承租户应按租赁接房时的《租户商铺交接单》上的项目进行清点，如水电气表、喷淋、电话、空调及相关设施设备，并确认水电气截至度数。如设施设备有损坏，承租户需进行维修或更换，否则，工程部门将计算维修或更换成本。工程部审核出应扣的费用，并在《转租审批表》上签字，收回商铺并把表格交至财务部同时抄送营运部；

　　6）会计主管负责审核租户缴款与应扣款情况后签字确认后提交营运总监；

　　7）营运总监在审核《转租审批表》后签字确认；

　　8）承租户正常退场，按合同约定时间和租户退款管理办法至项目财务进行结算；承租户转租，须按购物中心公司申报程序上报营运部、财务部、总经办审批后方可执行；

　　9）得到确认和审批后,租户参照营运管理相关规定中租户退款管理规定领取应退款项。

　　三、合同品牌变更管理

　　1、目的：规范承租户在合同期内变更经营品牌的经营行为，有效地控制承租户认真履行租赁合同的约定。

　　2、适用范围：购物中心各个项目商户经营品牌的变更。

　　3、工作要点

　　1）承租户在合同期内，由于经营不善，需要进行业态变更，须向丽湾商业管理有限公司提交《品牌变更申请书》；

　　2）营运部收到申请后，对承租户进行经营业绩的综合评估，考评原合同约定品牌和现在变更的品牌在整体商场该业态的比例情况，得出是否同意该承租户提出的品牌变更申请

　　3）营运部收到承租户提交的品牌变更申请书应在一周之内进行回复（同意或不同意，须讲明原因）；

　　4）同意承租户业态的变更，营运部须填写品牌变更申请表上报营运总监审订确认后进行存档备案

　　B、购物中心商户档案管理

　　一、目的：规范商户档案资料的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

　　二、职责：

　　1、营运部经理负责审批档案对内的借阅申请及清单、档案管理的实施工作。

　　2、营运部指定人员负责档案的日常管理工作。

　　三、适用范围：包含但不限于项目客户往来信函、装修管理文件，租赁合同、物管合同、转租撤场等相关资料与文件。

　　四、工作要点：

　　1、所有商户档案进行编号，一个客户立一个档案袋，分楼层或业态进行存档；

　　2、所有商户的档案袋应设立目录，并在目录上记载详细的入册内容与时间；

　　3、任何人借阅商户档案，要办理借阅手续，并通过营运部经理签字方可借阅；

　　4、负责档案管理的人员在借阅商户档案时，应向借阅者当面清点好档案袋中的详细的资料，并完成双方交接签字手续；

　　5、商户档案的借阅，当天须归还，如超过一天时间，须经营运部经理审批同意；

　　6、商户档案归还时，档案管理人员按当时借阅时的详细清单进行清点完整无误后，双方完成交接手续；

　　7、档案管理人员，应每半年对商户档案进行清查与整理，每年年底应对商户档案进行归类存档。