办公小技巧：就地取材 在Word中将普通文本变为方格作文

语文老师经常会选择网上一些优秀的作文打印出来供学生参考，不过网上下载的文章大多使用常规的Word样式，这种排版方式打印出来不仅阅读效果较差，也不便于学生统计字数。我们可以在Word中将普通的排版样式转换为作文簿的方格样式，查看起来非常直观。

要实现类似于作文簿的方格样式（每个格子为一个字符，包括标点符号），我们可以在原始文章中的每个字符后添加一个分隔符（如制表符），这个借助“查找和替换”功能就可以实现。

点击“开始→替换”，在打开的窗口中定位到“查找内容”，展开下方的“更多”选项，点击“特殊格式→任意字符”（即查找文中的所有字符，包含标点符号）。接着定位到“替换为”，同上点击“特殊格式→查找内容”，再次点击“特殊格式→制表符”（即将查找到的任意字符使用“查找内容+制表符”替换），最后点击“全部替换”即可（图1）。

图1 查找和替换

完成替换后它会在文章中的每个字符后添加上一个制表符，不过这样在每一个段落之前也只有一个制表符，仍然不符合段落开头“空两个格”的习惯。同上操作，继续在“查找内容”中输入“^p”，“替换为”中输入“^p^t”，即可在每个段落前再增加一个制表符，从而在每段文字前添加两个空格。

现在选中一个满行的字符行并在下方查看其字数，比如笔者这里显示19个，即表示一行最多能显示19个字符（只能插入19列表格）。选择全文，打开“将文字转换成表格”窗口，“列数”设为“19”，“文字分隔位置”选择“制表符”，最后点击“确定”按钮（图2）。

图2 插入表格

这样所有的字符都会自动地插入到每一个单元格中且每段的开头都空两个格。为了获得更好的显示效果，我们还可以调整单元格的列宽、行高等参数。另外也可以在每页的最下方插入字数说明，如20×19（表示每页为20行×19列，总计380个字符），便于查看和统计文章的字数（图3）。如果不想打印，而是需要在Word中直接查看，还应设置为不显示段落标记。

图3 最终效果