削减采购成本的方法（上）

前文介绍过了，今天继续介绍削减采购成本的方法。

相较于削减人工成本所带来的人员减少、人事纠葛等痛苦，削减采购成本的痛感少了很多，毕竟是把主要精力放在与外部资源去较量。在成本中占最大比例的往往是材料成本，削减成本的重点必然是削减采购成本。

一、建立价格信息体系

从心理学的角度出发，绝大多数人都倾向于先做容易做的事。削减采购成本，要做也是要从疼痛感最小的地方——“砍供应商的价格”开始。

“砍供应商的价格”意味着降低采购成本，而要降低采购成本，首先要建立起采购的价格信息体系。

1.为什么要建立价格信息体系

有了完善的价格信息体系，既能确保降低成本的效果，又能提高降低成本的效率。具体来讲有三大好处：

(1)有助于找准降低采购成本的项目

有了价格信息体系，才能找准方向用对力，在采购成本控制上做到事半功倍。

(2)有助于在价格谈判中争取主动

谈判双方谁掌握的价格信息最完整、最充分，谁就能掌握主动，谈判的力量就会最强大。

(3)有助于追求最低的采购总成本

企业不仅要关注采购价格，更要关注采购总成本，并且以总成本最低为导向来指导采购。价格信息体系的建立有助于达到这一目的。

案例一

沃尔玛公司经营超市百货业，行业的利润水平不高，而沃尔玛又提倡“天天平价”。要做到“天天平价”，就必须想尽一切办法降低成本，其中包括采购成本。为此，沃尔玛建立起了完善的采购价格信息体系。无论采购什么商品，沃尔玛都坚持尽可能从厂家进货，减少中间环节对利润的掠夺。在与厂家谈判价格前，沃尔玛会作充分的准备，不仅对各种商品不同货源的价格了如指掌，而且对其价格构成也非常清楚，并且进行了至少10个以上货源的横向比较。

沃尔玛商场里大约有六万多种商品，对它所卖的每一种商品，都有自己的一套价格信息系统，所以要买什么它都心里有底。试想一下，如果你是沃尔玛的供应商，当你面对至少掌握了10个以上不同货源的商品价格信息的沃尔玛采购人员时，谁将在谈判中胜出显而易见。

2.建立价格信息体系的三种方式

（1）建立价格网络收集系统

首先要建立一个价格网络收集系统，互联网上有不少专业的价格信息网，比如说中国价格信息网、物资信息高速公路、中国金属网、中国淀粉网等等。

这些网站能提供相当丰富的价格信息，有些甚至是非常权威的官方信息，可以作为交易双方共同遵守的价格基准。比如中国淀粉网，通常每周更新淀粉价格行情，行业内相关企业大多以网上价格作为交易的基准价。

（2）建立价格咨询系统

现在有一些专业的市场调查公司，可以提供价格信息服务。在开发新产品。确定目标成本或者目标售价的时候，需要充分了解竞争对手的成本或者价格信息，但这些信息往往难以获得，此时市场调查公司就可以利用它们专业的渠道采集相关信息来提供帮助。价格咨询系统提供的信息可靠性高，覆盖面广，但耗时较长，需要支付的费用也较高。

（3）建立价格资料查询系统

在上述两种方式的基础上，企业最终要依靠自身的力量建立起适应企业需求的价格资料查询系统，这是任何一个优秀企业在寻求采购成本降低时的一个基础平台。而一旦有了这个平台，就可以进行各种物品的价格趋势分析，为降低采购成本提供非常有力的支持。

3.价格信息体系的三份关键资料

价格信息体系最关键的三份资料是;

(1)本公司产品的成本结构分析。

(2)本公司制定的分解报价表。

(3)本公司制定的总成本分析表。

二、掌握成本分析的三个步骤

采购是一项专门技术，其中最核心的技术就是成本分析，它对降低采购成本的作用至关重要。

成本分析通常要遵循三个步骤:

①分析本公司产品的成本结构;

②制定本公司的分解报价表;

③重点关注总成本分析；

有了这样的信息平台。才能加强与供应商讨价还价的力度，获得更低采购价格与采购总成本。

1.分析本公司产品的成本结构

每个公司生产的产品种类很多，很难全面分析，一般只对主销产品的成本结构进行分析，以便找准降低成本的方向。简而言之，越是好卖的产品，就越要降低它的成本。

主销产品是指占总销量80%的那些产品，通常又叫做A类产品。将主销产品的单位成本结构改善一小点，其总节省将被销量放大，就会突显效果。

分析主销产品的成本结构，就是确定材料成本、直接人工以及制造费用各自所占的比例，将占比最大的部分作为降低成本的优先对象。

2.制定本公司的分解报价表

要降低单价，就要“货比三家”，关键是采用本公司制定的分解报价表。

现在我们要求供应商报价，很少仅仅报一个价格，往往还要求对方对价格进行分解，提供分解报价。但是如果由供应商按照各自的格式去分解，里面的项目不同，或者项目的内涵不一致，则不同的报价没有可比性。因此，要尽可能由本公司制定专门的分解报价表，提供给不同的供应商，让他们按照统一的格式进行报价，这样的报价才具有可比性，才可以从中找到谈判的着力点。

分解报价表的应用

3.重点关注总成本分析

在采购时不仅要关注单价，更应关注总成本，并以总成本最低为追求的目标。

对一般的生产性材料来讲，总成本包括6个部分:购买成本、运输成本、检验成本、仓储成本、品质成本与交易成本。而对于固定资产类的设备或生产线而言，总成本还包括运行成本、维护成本、售后服务成本以及处置成本。

总成本的构成

三、管好采购人员

1.为什么采购人员容易出事

从成本结构的分析可以知道，物料成本的占比往往最大。采购人员的职责就是要把物料采购进来，随时都面临大笔大笔的金钱交易，以及和供应商打交道之中发生的利益诱惑。采购人员既要履行重大的职责，又面临诸多的诱惑，同时对公司的利润与企业形象又至关重要，因此如何选择并管理好采购人员，就显得非常重要了。

关于采购人员的选择与管理，最重要的是做好三件事：选人重人品，用人重绩效，轮换与审计。而这一切都是为了确保采购人员的廉洁与高绩效。

2.选人重人品

在选择采购人员的时候，首先要强调的就是人品。一个优秀采购员的先决条件是具备良好的品格，至于能力可通过训练并在实践中获得。因此，在所有公司的采购规范里面，都会有这样的一些规定，例如采购人员如何去对待礼物与招待、如何对待回扣、应该具备什么样的道德规范等。

3.用人重绩效

采购绩效考核的核心内容包括四个方面，即准时交货率、来料检验合格率、采购成本下降比率以及供应商开发的效果。

(1) 准时交货率

采购首先要满足生产需求，及时提供所需要的材料。准时交货率通常按照订单完成状态来表示(A方法)，其计算公式如下:

准时交货率＝（准时交货订单数/已下订单总数）x100%

只有当一个订单所包括的所有品种的全部数量已交齐，该订单才被视为准时交货。如果一个订单之中有一个品种未交齐全部数量，该订单也被视为不准时交货。

(2) 来料检验合格率

采购的东西准时送到，还要保证质量合格，否则要退换货，就等于不准时交货了。

来料检验合格率通常采用批次合格率来表示(A方法)，其计算公式如下;

来料检验合格率＝（合格批次数/来料批次总数）x100%

来料检验无论是抽检还是全检，只要结果判定为合格，则该批次材料视为合格批次。反之，如果结果判定为不合格，则该批次被视为不合格批次。这时候不管每批来料数量有多少，只要该批次被判定不合格，则该批次全部数量的材料都被视为不合格。

(3) 采购成本下降比率

交货准时了，质量也很好，但采购成本太高，将影响企业的盈利，因此，我们总是期望采购成本持续下降。

采购成本下降比率通常用采购价格的起伏来表示(A方法)，其计算公式如下:

价格起伏＝（本期价格/前期价格）x100%

该计算公式反映的是环比数据。环比数据能较好地反映当前状态，代表了采购价格短期的变化趋势。如果环比持续下降，就说明采购成本控制卓有成效。有时候也可以使用同比数据作为参考，同比反映的是相对长期的变化趋势。不论是环比还是同比，只要价格降低了，就是好事。

(4)供应商开发的效果

采购工作要做好，离不开供应商的配合。反映供应商开发的效果,有两个指标：

一个指标是“开发新供应商的数目”。无论是针对什么类别的供应商，开发的数目越多，选择的余地越大，获得的相对优势也就越强。一方面可以获得成本优势，另一方面也能降低采购的风险。

另一个指标是“采购半径”。采购半径是指核心供应商离采购方指定到货地点的平均距离，它反映了供应商本地化的成果，当然这需要相当长时间的努力。缩短采购半径，也就是“就近采购”，就能降低运输成本与仓储成本，从而实现更低的采购总成本；同时，也可以让交货方式变得更加灵活，交货更有保障。

4.轮换与审计

轮换与审计是管理采购人员的有效辅助手段。

轮换有两种:内部轮换与外部轮换。

内部轮换是指采购部门内部成员之间分工的变化。内部轮换既能防上腐败，又有利于采购人员专业度的培养与提升，所以我们鼓励内部轮换。

审计也有两种:内部审计与外部审计。我们需要外部审计，但我们更需要内部审计。

买卖双方都管好之后，还要着重做好采购过程的控制。我们将在下一篇文章详细介绍采购过程的几大原则。