如何搭建人力资源部门：操作手册

从一开始就做好HR对组织的成功有着巨大的影响，也许你的组织没有人力资源部门，并且一直在做最低限度的相处。或者，也许你刚开始并想知道如何从头开始建立人力资源部门。

人力资源部门不仅有助于确保合规性，而且在保持员工敬业度和生产力方面也发挥着重要作用，那么如何建立人力资源部门呢？

一、探索组织中的人力资源状况

创始人/经理在招聘、政策、绩效管理和工具方面采取了哪些措施？熟悉人力资源的当前状态，以了解从哪里开始建立你的人力资源部门。你可以使用以下作为起点来评估你当前的人力资源部门：

将每个功能放在从0（什么都不存在）到10（该过程完全到位并且运行良好）的范围内，这将是了解新人力资源部门是否需要启动、开发或维护特定人力资源流程的良好起点。

此外，评估以下问题以了解你当前的人力资源结构：

有哪些人力资源工具？

他们需要更换吗？

他们需要发展吗？

直线管理的作用是什么？

他们有人力资源职责吗？

他们目前围绕人才管理做什么？

有哪些政策？

就业基本政策到位了吗？（这将是你最紧迫的优先事项，以确保你的组织合规）

是否已实施所有政策以维护最低工作标准？

是否有任何紧迫的政策重点？

因此，了解你在所有人力资源部门的进展情况和最紧迫的需求相结合，将为你建立人力资源部门提供一个良好的起点。

二、整理员工记录，建立记录保存流程

HR负责管理员工的生命周期，你的员工记录是起点。你需要清楚地了解你拥有多少员工，并建立在法律上必要的文件，并且从长远来看，在你制定个人发展计划时也会对你有所帮助。

每个员工都需要一个人事档案。传统上，这是基于纸张的，但大多数组织都开发了数字系统来管理员工记录。以下是你需要保留的文件的一些示例：

招聘文件——包括面试脚本、评估、工作申请和简历，研究你当地的法规以了解你需要将其存档多长时间。

就业资格表——每位员工都需要此表来验证他们是否已获得在你所在国家/地区工作的合法授权。每个国家都有自己的规定，但这是必须的。

工资单文件——工资单、工资、晋升信（加薪、批准信）、税务记录和计时记录。

员工绩效记录——收集所有书面信息、电子邮件、对话脚本。

终止记录

完成培训记录

任何纪律处分程序文件

你可能会发现存在许多此类文档，但它们相当无组织或非正式，这很好——只要你收集尽可能多的信息，从某个地方开始，然后从那里建立你的人力资源记录，与组织中的所有直线经理和领导交谈，并从他们那里收集尽可能多的信息。

那将是你的起点。然后，对于上面提到的每个类别，为每个员工创建文件夹并开始跟踪。与你的IT部门合作，确保你开发出一种安全可靠的电子方式存储这些文档。

三、开始正式制定政策

也许你没有写下任何东西，也许只是一些基本信息你可以优先考虑最重要的策略并开始写出它们。

以下是你需要制定的一些政策：

出勤率

工时制

招聘

绩效管理

随着时间的推移

终止

休假政策

员工行为

社交媒体政策

保密政策

商业利益的披露

健康和安全政策

随着你的进行，你可能会发现一些事情是一起发生的，并且可以在一个策略下。确保一旦制定了政策，它就直截了当且易于理解。每个员工都应该得到一份副本，并且应该可以在你的Intranet站点上轻松访问。

四、建立招聘和入职流程的基础

你可以使用下面内容作为构建招聘流程的指南：

谁参与

使用的模板

要问的问题

每个阶段要收集的文件。

对于入职流程，你应该概述和处理五个阶段：

第一天之前（入职前）

第一天（迎新）

第一周

前90天

在第一年年底

你可以开发了一个有用的清单，可以在这五个阶段中的每一个阶段使用。

五、记录你提供的薪酬和福利

探索你在C&B结构方面的现有情况，并继续对其进行正式化和分类。从最低限度开始，以确保你合规。这包括：

工资或小时工资

带薪休假

健康保险

一旦你有了这些，你就可以开始提高你提供的薪酬和福利，包括：

绩效奖金

利润分享

股票期权

补充保险

旅行报销

制服/西装

异地奖金

除此之外，你可以开始开发一个全面的激励方案，向员工展示你为他们提供的总价值，这并不总是金钱上的。这需要以下内容：

职业发展

灵活的工作安排

企业折扣

员工认可计划

你可以开始添加额外福利（例如，健康支持、内部日托、免费膳食等），只有在你具备基本条件后才能这样做，掌握不同类型的薪酬将帮助你创建有吸引力的薪酬方案。

六、回顾你已经拥有的技术和系统，考虑你还需要什么

你可能已经有一些工具（Slack、项目管理工具等）以及电子表格。因为你是从新开始，所以这是你拥有一个流畅而简单的流程的机会，而无需处理可能会阻碍你的遗留人力资源系统。一些需要到位的核心系统包括：

工资单

劳动力管理（休假、出勤、日程安排）

HRIS——这包括员工信息和所有必要的人力资源文件

申请人跟踪系统-用于你的所有招聘和招聘实践

学习与发展

绩效管理

同样，优先考虑那些需要为你的组织提供合法合规的系统，然后添加那些可以推动你的组织发展的系统。例如，如果你的组织只有20名员工，投资高级数据和分析人力资源系统可能没有用。但是，你还需要长远考虑并获得可以随着组织发展而扩展的技术。

七、检查合规性准则

人力资源在确保你的组织适合运营并遵守所有就业法律方面发挥着重要作用。至少，你应该查看你所在国家/地区的合规指南，了解上面“开始正式制定政策”下列出的所有政策。

此外，除了需要制定的标准政策外，你还需要确保你已考虑所有当地法律法规。如果你的员工在另一个州或国家工作怎么办？是否有针对你所在行业的特定法律？

八、创建员工手册

在你的员工手册中包含基本政策并与你的员工分享。此外，添加组织的价值观、使命宣言、愿景和组织背景信息等内容。网上有很多模板，甚至有很多工具可以帮助你生成手册。

九、为学习和发展计划奠定基础

帮助员工获得新技能并在职业生涯中取得进步是人力资源部门的一项重要职能。因此，在建立人力资源部门时，你需要尽早开始学习和发展计划。

定义你的目标

你的学习和发展框架的目的和目标是什么？

确定所需的能力和技能

了解你的组织的位置、发展方向以及你目前在员工队伍中拥有的技能。然后确定实现目标所需的能力，你可以进行技能差距分析以了解现有的和缺少的。

与你的员工交谈

与所有员工进行一对一的对话，或者让直线经理这样做。它将深入了解每位员工的抱负以及他们对职业道路的看法，并作为个人发展计划的启动过程。

创建训练框架

根据差距分析以及你的组织和员工的需求，开发一个有目的的培训材料和课程库，这将是直线经理可以为员工提供的图书馆，或者员工也可以浏览的图书馆。除此之外，如果你添加任何需要由每位员工完成的强制性合规培训材料，这也将很有用。

帮助制定个人发展计划

在你前进的过程中，帮助每位员工制定自己的个人发展计划，为他们提供这样做的资源（导师、教练、模板），并确保对其进行记录和跟踪。

十、制定人力资源计划

参与人力资源规划流程，从长远的角度确定你的组织在技能、能力和时间表方面的需求，制定这样的计划将帮助你优先考虑和管理你的人力资源预算。

你将知道首先需要关注上面提到的哪些组件。例如，如果你的组织发展迅速，那么建立稳固的招聘和入职流程将是一个关键优先事项。只有了解组织的需求并按照时间线绘制它们，你才能正确执行此操作。

十一、认识到开始建立人力资源团队的正确时间

你打算开始招聘谁来扩大你的人力资源团队？这将取决于你的优先事项以及你最需要帮助的内容。例如，如果你的成长很大，你可能需要招聘人员。或者你可能会考虑聘请人力资源助理/管理员来获得更多时间来完成战略任务。

在外部招聘之前，也要看看内部。组织中可能有员工可以承担HR的一些职责，或者正在寻求朝这个方向发展。

或者，你可能会从聘用可以担任混合角色（例如，招聘和日常HR活动）的HR员工开始。同样，这完全取决于你的组织的需要。

在你的组织内建立人力资源部门将帮助你雇用和留住优秀人才、吸引员工并提高企业的整体绩效。成立人力资源部门并非易事，但在不久的将来会获得巨大回报。