通知的种类和写作技巧

通知是向特定受众对象告知或转达有关事项或文件，让受文对象知道或执行的公文。适用于发布、传达需要下级机关执行，有关单位周知或者执行的事项，有时也用于批转或转发上级部门的公文。

通知是日常工作中最常使用的文体，也是大家最容易掌握的文体。通知的应用范围极广，比如传达上级部门的指示、布置有关工作、发布规章制度、通知有关事项、传达领导的意见、批转或转发文件、任免干部等，都需要用到通知。

一、通知的种类

根据适用范围的不同，通知可以分为六大类。

一是发布性通知。用于发布各类规章制度、意见、办法等，告知具体事项，提出指导性意见。

二是批转性通知。“批转”包括“批准和转发”。用于上级机关将公文批转给下级机关，让他们周知或执行。比如，对一些单位的典型做法或者对全局有指导意义的总结报告，上级机关批转给下级单位，要求学习推广，进一步推动工作。

三是转发性通知。用于转发上级机关的公文给所属人员，知晓并执行。

四是指示性通知。用于上级机关指示下级机关如何开展工作。此类通知具有指示性、指导性，要求下级机关贯彻落实。行文要写清楚通知的缘由、依据、意义、目的，写清楚应知或应办的事项，如交代任务、政策措施、具体办法和注意事项等。

五是任免性通知。用于人员的任免和聘用。

六是事务性通知。用于处理日常事务性工作，如会议通知、放假通知等。

二、通知的写作要点

通知一般由标题、主送机关、正文三部分组成。

1．标题

通知的标题一般由发文机关、主要内容和文种组成，如《XXX公司关于开展安全大检查的通知》。有时也可以省略发文机关，由主要内容和文种组成标题，如《关于春节放假的通知》。还可以省略发文机关和事由，只有文种，直接写“通知”二字。这种情况主要用于单位内部，发文范围小，内容简单。如单位内部的会议通知、学习通知等。

2．主送机关

通知的发文对象比较广泛，主送机关较多，要注意主送机关的完整，其排序也要准确。对于正式的通知，其主送机关的排列顺序一般都会固定下来，这样可以避免出现失误。

3．正文

通知的正文，一般由通知缘由、通知事项和执行要求组成。

通知缘由，就是要简明扼要、精练概括地交代清楚发布通知的背景、目的和理由。当发布指示、安排工作时，一定要写清缘由，表述清楚有关事项的背景、依据、目的和意义。当批转和转发文件时，可以在开头表述通知缘由，但有时也直接以转发对象和转发决定作为开头。

通知事项，是通知的主体部分，也是受文单位执行的主要依据，需要有条理地表达所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等。在撰写时要明确、具体地交代清楚应知和应办的事项，即工作的任务和要求。内容较多且复杂时，需要分条列款，可以采用分列小标题的写法，将通知内容分成几个方面分别进行阐述，做到条理清晰、结构清楚、便于领会、理解和执行。

执行要求，在通知中可有可无。对于发布指示、安排工作的通知，需要在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如果没有必要，可以省略这一部分。

篇幅短小、内容简单的通知，一般没有专门的结尾部分。

三、通知的写作技巧

不管写哪种类型的通知，都应该掌握一些基本的写作技巧。

一是弄清通知内容，明确通知目的。要事先了解清楚需要通知的具体事项是什么？是布置工作、规范事项？还是任免人员、传达上级精神？不同的通知事项，决定着通知内容的不同。不仅要知道通知的内容，还要知道通知发给谁，需要提出什么要求。

二是注重语言表达，做到条理清晰。通知的用语相对比较规范，通常以说明性文字为主，按照事物的发展规律和基本属性来阐述，体现出明确、精准、清晰、有逻辑的特点。通知的内容一般按条分类，清晰表达，有条有理，这样有助于内容和事项的高效落实。切忌不分段落、条目不清、混乱表达。

三是注重准确规范，避免产生歧义。通知属于公文的一种，有着严格的标准和规范，必须使用规范的语言进行表达，避免因用词不准而造成误解。

四是反复修改提炼，按照程序发文。通知草拟完成后，一定要反复修改，认真提炼，仔细检查，修改无误后再按照既定程序发文。

通知一般为下行文和平行文，不可以用作上行文。上级对下级布置工作可以使用通知，此时通知具有指示性和指导性。平行机关之间有时也用通知。当平级行文时，一般采用抄送的方式进行。